Visioconférence : 6 règles d’or

Agence Everest - Visioconférence : 6 règles d’or

Vie de l'agence

En Synthèse :

  • avoir un micro / casque
  • être dans un environnement silencieux
  • avoir une connexion internet parfaite
  • couper son mobile le temps de la conf
  • éviter de faire plusieurs choses en même temps
  • être ponctuel

Matériel & technique :

  • Un système de visio (Klaxoon, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype, Starleaf, Adobe, Lifesize, et même une conf sur Whatsapp, là chacun fait son choix… beaucoup d’articles en parlent).
  • Un casque avec micro/casque (indispensable pour le confort de vos auditeurs, évite 80 % des bruits parasites de la résonance (assez désagréable pour les autres auditeurs) et ça limite le bruit de ceux qui prennent des notes au clavier).
  • Une très bonne connexion internet, indispensable.

Un lieu isolé :

  • Installez-vous dans un lieu isolé et pratique pour vos câbles et prendre des notes.
  • Isolez-vous de tout type de distraction et de bruit (télévision, cuisine, etc.) pour la durée de votre vidéoconférence.
  • Installez-vous dans votre espace dédié, un bureau par exemple, veillez à verrouiller la porte lorsque vous travaillez – pour que vos enfants ne surgissent pas de manière imprévue ;).

Comportement classique pour une réunion :

  • Arrivez 10 min avant.
  • Avant la conférence : faites un test audio (trop souvent les visioconférences perdent 10 à 15 min sur des problèmes de connexion).
  • Soyez ponctuel pour l’ouverture de la conférence.

Timing bien défini :

  • Fixez les règles du jeux / fixez la durée.
  • Proposez à un participant de prendre la maîtrise du temps.

Des rôles clairs :

  • Animateur qui garde un œil sur le “chat” et sur la concentration des uns et des autres.
  • Maître du temps.
  • Participants actifs et concentrés.

Astuces :

  • Evitez les “Vous en pensez quoi ? ” ou “Est-ce que tout le monde est d’accord ?”
  • Proposez plutôt un rapide tour de table en nommant chaque personne.
  • Ne parlez pas en même temps…
  • Souvent le système de visio a un outil de “Chat” associé : utilisez les pour “lever la main” ou demander la parole.
  • Parfois, il est nécessaire de couper son micro, pour laisser toute la bande passante à celui ou celle qui parle.

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